要使用 Xero，首先需要访问其官方网站并点击“免费试用”按钮。注册时需提供企业名称、电子邮箱和联系电话，并设置一个强密码。Xero 会发送验证邮件到你的邮箱，完成验证后即可进入控制面板。首次登录后，建议立即完善公司信息：在“设置”菜单中填写企业法人名称、地址、税号以及财务年度起始日期。这些信息将影响后续税务计算和报表生成。
账户类型选择是关键一步。Xero 提供不同定价方案，通常按用户数和发票数量区分。初创企业可以选择“入门版”或“Growing”方案，而业务量较大的公司适合“Established”方案。在“组织”设置中，你还可以添加多个用户并分配权限，例如让会计拥有完整操作权限，而普通员工只能查看或创建费用报销单。
Xero 的核心功能之一是自动银行对账。在“会计”菜单下选择“银行账户”，点击“添加账户”，然后搜索你的银行名称。Xero 支持与数千家银行直连（通过 Yodlee 或 Plaid 服务），你需要输入网银登录凭证授权同步。完成后，Xero 会定期自动拉取近90天的交易记录。
如果银行不在支持列表里，可以手动导入 CSV 或 QIF 文件。下载银行提供的交易明细，在“银行账户”页面点击“导入”按钮，按要求映射字段（如日期、金额、描述）。Xero 会自动匹配已有账单或发票，未匹配的交易会暂存到“待对账”区域，你可以逐条勾选或批量匹配。
在销售模块中，点击“联系人”进入客户列表。点击“新建联系人”填写公司名称、联系人姓名、电子邮箱、账单地址和送货地址。如果客户需要按项目计价，可以在“设置”中勾选“按项目开具发票”。对于经常交易的客户，建议在“默认税率”下拉菜单中选择适用的税率，例如一般纳税人适用13%增值税。
联系人信息还支持导入导出。从旧系统迁移时，准备好包含客户名称、邮编、联系电话的 CSV 文件，在联系人页面选择“导入联系人”并上传。Xero 会提示字段映射是否正确，确认后导入。你也可以将联系人分组，例如按“重点客户”或“月结客户”分类，方便批量发送对账单。
点击顶部“发票”图标，选择“新建发票”。输入客户名称后，系统会自动填充联系人信息。在发票行项目中填写商品或服务名称、数量、单价和税率。Xero 支持设置多种税率模板，例如“销售货物6%”或“出口零税率”。你可以从“库存”模块添加已维护的商品，也可临时创建新项目。
发票日期和到期日期必须准确。推荐在“设置 > 发票设置”中预设默认付款条款，如“30天净额”。完成后点击“审批并发送”，Xero 会通过电子邮件发送 PDF 发票给客户，同时生成一个在线支付链接（支持 Stripe、PayPal、GoCardless 等网关）。客户点击链接后可直接用信用卡或银行转账付款，款项状态会自动更新到应收账龄报告。
在“购买”模块下，点击“新建账单”录入供应商名称、账单日期、到期日以及明细条目。与发票类似，可以添加费用类别（如办公用品、差旅费）和税码。如果你事先录入了采购订单（PO），可以在“从采购订单转换”下拉菜单中选择，系统自动填充项目，避免重复录入。
员工费用报销通过“费用”模块管理。员工可自行在 Xero App 上拍照上传收据，填写金额和类别。财务人员在网页端审核后，点击“报销”即可生成付款单。Xero 还支持关联信用卡交易：当员工使用公司信用卡消费时，交易会自动进入“未匹配费用”列表，员工只需简单确认即可完成报销流程。
银行对账功能是 Xero 减少人工操作的核心。在“会计”菜单的“银行账户”中，你会看到“待对账”区域，左侧显示银行流水，右侧显示已创建的账单或发票。Xero 的智能匹配引擎会根据金额、日期和描述自动建议匹配项。你只需要点击“匹配”或“确认”，匹配成功的交易会从待处理列表中消失。
对于未建议匹配的交易，可以手动创建从账单或发票的链接。例如，一笔银行支出对应前期录入的水电费账单，只需在右侧搜索该账单并勾选即可。若交易属于内部转账或利息收入，选择“创建新转账”或“创建新的其他收入”。建议每周执行一次对账，以保持账户余额与实际一致。
如果企业销售实物商品，需要先启用库存功能。在“设置 > 一般设置 > 功能”中勾选“跟踪库存”。然后在“库存”模块添加产品，填写名称、SKU（库存单位）、采购描述、销售描述、默认税率以及单位成本。Xero 支持按“永续盘存制”自动更新库存数量，每次新建销售发票时，库存会相应减少。
当库存低于预设的安全库存水平时，Xero 会在仪表板发出通知。你可以生成库存调整单据（例如盘亏、赠品），通过“库存调整”功能录入数量和原因。对于多仓库企业，可在“设置”中启用“位置”管理，为每个仓库分配独立的库存数量，发货时选择对应仓库。
Xero 的内置工资模块（Payroll）支持多国薪资计算。在“工资”菜单中添加员工，录入基本信息包括税号、银行账户、工资标准、扣缴项（如养老金、医疗保险）。系统会根据当地税法自动计算个人所得税、社保扣款及雇主缴费部分。对于中国用户，Xero 集成了一键申报个税的功能，生成符合税局格式的申报文件。
每次发薪时，只需在工资模块点击“跑工资”，Xero 会生成每个员工的工资单 PDF 并发送至其个人门户。付款环节支持通过银行文件批量支付，下载“银行支付文件”后上传至企业网银即可批量打款。你还可以设置周期性工资（如固定月薪），无需每月重复录入。
Xero 的报表中心提供超过30种标准报表。最常用的包括“利润与损失表”“资产负债表”“试算平衡表”以及“应收账龄分析”。你可以自定义报表日期范围（例如按季度、财年），并添加筛选条件（按成本中心或项目）。报表支持 Excel 和 PDF 导出，方便审计或呈报给投资人。
实时仪表板显示现金流、未开发票总额、逾期款项等关键指标。点击任何指标可钻取到明细交易。高级功能如“预算管理”允许你上传预算数据，然后与实际结果对比生成差异报表。对于多分支机构，还可以启用“跟踪类别”来按部门或项目拆分收入和支出。
若涉及外币交易，需在“设置 > 结算货币”中启用“多币种会计”。添加常用外币（如 USD、EUR、JPY）后，创建发票或账单时可以选择对应币种。Xero 会基于实时汇率自动换算为本币金额，并在月末生成未实现汇兑损益调整。
在银行对账时，外币交易需要匹配对应币种的银行流水。Xero 支持维护多个币种的银行账户，例如一个港币账户和一个美元账户。你还可以设置汇率贴水或升水规则，用于处理实际结算与入账日汇率不同产生的差异。所有外币交易会汇总到“货币损益表”中，便于财务核算。
Xero 支持多人协作：在“设置 > 用户”中可以添加会计师、出纳或审计师，并为每个角色定制权限。例如会计可以查看所有交易但无法删除；审计师只有只读权限。所有操作（如删除发票、修改税率）都会被记录在“审计日志”中，包括操作人、时间和具体更改内容。这满足了企业内控和外部审计的要求。
此外，Xero 提供文档存储空间，可将电子发票、合同、收据直接拖拽到对应交易记录上，附件会永久保留并与交易关联。你还可以设置工作流审批，例如规定超过5000元的采购订单必须由经理审批后才能转换为账单。这些功能帮助团队保持财务数据的准确性与合规性。
